Что нужно для проведения видеоконференций во время удалённой работы

В связи с эпидемиологической ситуацией многие компании перевели сотрудников на удалёнку. Для работы в таких условиях небольшим командам и целым корпорациям нужны качественные инструменты, которые позволят сотрудникам сохранить работоспособность на самоизоляции.

Встречи с коллегами и партнёрами, вебинары и удалённые выступления теперь проходят в режиме видеоконференций. Ситуации, когда во время онлайн-встреч участники не видят и не слышат своих коллег, а изображение и звук прерываются, серьёзно усложняют общение.

Чтобы качество видеоконференции было высоким, необходимо правильно подобрать основные устройства системы связи: микрофон, камеру, гарнитуру. Они повышают эффективность рабочего процесса и улучшают восприятие информации участниками онлайн-встреч.

Как подобрать микрофон

Большинство ноутбуков и настольных компьютеров оснащают встроенными веб-камерами, динамиками и микрофонами. Использовать их для онлайн-конференций и видеозвонков — это не лучшее решение. Эффективность видеовстречи зависит от аудио так же сильно, как от изображения участников и контента, поэтому нужен отдельный микрофон.

Микрофон

При выборе микрофона необходимо, чтобы его характеристики подходили под рекомендации профессионалов — соотношение сигнала и шума должно быть выше 66 дБ для минимального искажения звуков.

Чувствительность микрофона должна быть от 40 дБ, что актуально для спикеров со слабым тембром голоса. Желательно, чтобы микрофон можно было подключить по USB-кабелю. Такие модели оснащены встроенным аудиоинтерфейсом и проще настраиваются, в отличие от аналоговых микрофонов.

Как выбрать камеру

Высококачественные веб-камеры с разрешением Full HD или HD и возможностями регулировки освещения могут помочь пользователям чувствовать себя более уверенно в кадре. Это повышает уровень комфорта всех участников видеозвонка.

Если у сотрудника ноутбук, скорее всего, в нём уже есть встроенная камера. Как правило, качество захвата изображения таких устройств слишком низкое для деловых встреч. Именно поэтому лучше использовать внешнюю веб-камеру — она не требует особых технических навыков для подключения. Для начала работы подсоедините USB-кабель устройства к соответствующему USB-порту компьютера. Такие камеры, как правило, без проблем работают с большинством сервисов для видеосвязи.

Камера

Чтобы выбрать подходящее оборудование из широкого ассортимента, следует обратить внимание на его характеристики: количество кадров в секунду, разрешение, автофокус и угол обзора.

Количество кадров в секунду должно составлять 15 и более, иначе изображение будет передаваться рывками.

Следует учитывать, что качество изображения, которое увидят ваши собеседники, напрямую зависит от разрешения камеры. Для комфортного общения будет достаточно разрешения HD — 1280×720. Если вы планируете проводить важные видеоконференции и вам необходимо демонстрировать документы или презентации, лучше выбирать модели с разрешением 1080 p и выше.

Хороший автофокус позволит получить чёткие кадры независимо от передвижений пользователя. Угол обзора влияет на величину области, которая попадёт в кадр. Он должен быть не меньше 60°, чтобы вам не приходилось вручную передвигать или наклонять камеру при смене своего местоположения.

Как выбрать гарнитуру

Если у пользователя нет профессионального или стационарного микрофона, можно приобрести гарнитуру: наушники с микрофоном. Их часто оснащают дополнительными кнопками управления, которые позволяют регулировать громкость, отключать звук или принимать вызовы.

Гарнитура

При покупке гарнитуры следует обратить внимание не только на их базовые параметры, но и на конструкцию. Выбирайте удобное устройство в зависимости от ваших предпочтений, так как переговоры могут быть долгими, а модель не должна вызывать дискомфорт. Это могут быть полноразмерные наушники с охватывающими ухо чашками либо просто накладные, с мягкими амбушюрами и регулируемым оголовьем.

Также должна быть возможность изменить положение микрофона гарнитуры, чтобы настроить его под себя или убрать, если он не нужен.

Для естественной и качественной передачи голоса микрофон должен поддерживать функцию шумоподавления, что поможет отсеивать посторонние звуки. Чтобы соединение гарнитуры с ПК было устойчивым и бесперебойным, подключение должно производиться по USB.

Какое программное обеспечение подойдёт для видеосвязи

Программное обеспечение для видеоконференций помогает организовать видеосвязь между несколькими сторонами. Выделяют определённые критерии для выбора надёжного ПО для видеосвязи: стабильность и качество картинки со звуком, конфиденциальность, понятный интерфейс на русском языке, полезные опции для совместной работы, максимальное количество участников, бесплатная версия и возможность интеграции с решениями, которые уже используете.

Наиболее популярными решениями для видеосвязи в 2020 году считаются TrueConf, Zoom, Skype и GoToMeeting.

TrueConf Server — это программная система для удалённой работы. Российское решение предназначено для корпоративных коммуникаций и разворачивается на ПК или сервере пользователя. Система обеспечивает защищённые видеоконференции и звонки в различных режимах. В программном обеспечении можно демонстрировать рабочий стол, проводить вебинары с доступом по ссылке, а также пользоваться корпоративными мессенджерами и инструментами для удалённой работы. Бесплатная версия позволяет подключить к конференции до 10 пользователей, а платная — до 1600. Установка системы занимает 15 минут.

TrueConf Server поддерживает 4K UltraHD, может работать без доступа к Интернету, интегрируется с ИТ-службами и другими ВКС-сервисами. У программного обеспечения также есть приложения для Windows, macOS, Linux, Android, Android TV и iOS. Требования к интернет-каналу у TrueConf Server низкие. При этом у ВКС-решения есть и минус — устаревший интерфейс, а чтобы настроить некоторые функции, необходимо читать документацию.

Zoom — облачный сервис. С его помощью обычно проводят небольшие встречи или видеоуроки, в том числе с мобильных устройств. Сервис позволяет общаться в чатах и обмениваться файлами. Длительность видеоконференций в бесплатной версии ограничена 40 минутами, в платной — без ограничений. Среди плюсов сервиса отмечают простой и понятный интерфейс, быстрый запуск трансляций на Youtube и удобное подключение по ссылке. Минусы Zoom — низкий уровень защиты данных и возможность подключения посторонних по ссылке, не самый понятный интерфейс, а также риск, что сервис «упадёт» или ухудшится качество связи из-за высокой нагрузки.

Skype — это сервис, на котором проводят видеоконференции с участием 50 пользователей и длительностью до четырёх часов бесплатно. Есть также возможность демонстрировать экран, обмениваться сообщениями и файлами. Среди плюсов сервиса отмечают то, что он бесплатный и у него есть возможность совершать платные звонки и отправлять SMS на мобильные номера. Минусы Skype: часто происходят нарушения в стабильности работы, неудобный интерфейс, у него также нет полноценной технической поддержки, а базовая настройка горячих клавиш неудобна тем, что можно случайно завершить звонок во время беседы.

GoToMeeting — это популярный сервис для конференций и онлайн-встреч в англоязычных странах. Бесплатная версия позволяет осуществлять видеозвонки трём абонентам, при этом работать с документами, записывать мероприятие и демонстрировать рабочий стол. Максимальное количество участников конференции в платном тарифе — 100. В сервисе можно быстро создать встречу, он также поддерживает совместную работу над документами, и у него есть функция рассылки приглашений. При этом у GoToMeeting нет русскоязычной поддержки и интерфейса, отправлять файлы участникам также не получится.

Как организовать общение с коллегами на удалёнке:

  1. Микрофон должен быть настольным с подключением по USB-кабелю, высокой чувствительностью и поддержкой функции шумо- и эхоподавления.
  2. Веб-камеру лучше использовать внешнюю, с разрешением не менее 720 p, автофокусом и количеством кадров в секунду от 30.
  3. Для видеосвязи также подойдёт гарнитура с поддержкой разных коммуникационных сервисов, надёжным USB-подключением и дополнительными кнопками управления.
  4. Платформу для видеоконференции выбирают по требованиям и целям. Например, на какое максимальное число участников рассчитана, есть ли дополнительные функции для совместной работы и бесплатная версия.

Статья подготовлена специально для журнала Яндекс.Маркет.